Những nguyên tắc xử lí khủng hoảng truyền thông

Xử lý khủng hoảng truyền thông được ví như việc dập tắt một đám cháy, mục đích nhằm giảm thiếu tối đa thiệt hại. Và nguyên tắc bất di bất dịch đó chính là phòng cháy hơn chữa cháy, để phòng khủng hoảng truyền thông và chuẩn bị tốt nhất cho việc chữa cháy các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các thiết bị truyền thông, quan hệ công chúng chuyên nghiệp nhất đã sẵn sàng hoạt động.

Và sau đây là những công việc phải làm trước, trong và sau khi khủng hoảng truyền thông xảy ra.

Thu thập các dữ kiện và hành động trước

Chắc chắn rằng bạn đã thu thập đầy đủ các dữ kiện, xem xét các sự kiện và quyết định thông tin nào có thể cung cấp cho báo chí và thông tin nào tuyệt đối giữ kín.

Cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt nhưng không được ảnh hưởng xấu đến khách hàng. Luôn cập nhật thông tin từng giờ để đưa ra hướng giải quyết và điều phối thông tin, liên hệ mật thiết với cơ quan báo chí trong thời gian khủng hoảng.

Luôn chủ động cung cấp thông tin thật nhiều cho báo chí, nếu không có thể họ sẽ chủ động tìm kiếm và đưa ra các tin đồn thất thiệu cho thương hiệu. Tài liệu đa dạng bao gồm hình ảnh, video thông tin cập nhật cả trên báo giấy và file điện tử. Chuẩn bị các bản thông cáo báo chí, hình ảnh, video, ghi âm,…. Sẵn sàng các thiết bị để truyền đi thông điệp của bạn.

Tổ chức họp báo, liên lạc với giới truyền thông

Hãy tổ chức họp báo gần nơi xảy ra sự kiện nhưng tránh quá gần khiến các ống kính truyền hình có thể ảnh hưởng tới công việc của khách hàng. Liên lạc với giới truyền thông thường xuyên, có đầy đủ thông tin liên lạc của tất cả phóng viên đang tác nghiệp để nhanh chóng và hiệu quả liên lạc với báo chí và thông báo tới họ khi có thông tin mới nhất.

Công việc quản lý thông tin và cách thức công bố thông tin tới công chúng và báo giới trong nhiều trường hợp có khả năng quyết định sự sống còn.

Những nguyên tắc bất di bất dịch khi xử lí khủng hoảng truyền thông

Những nguyên tắc xử lí khủng hoảng truyền thông

Thiết lập đội bảo vệ

Trước những cuộc xung đột hoặc tai nạn thiết lập đội bảo vệ và vành đai bảo vệ là điều cần thiết, nhằm tránh sự hỗn độn, quấy nhiễu của công chúng và cả báo giới.

Kiểm soát tin tức

Tổ chức một đội nhóm với chức năng duy nhất là theo dõi và phân tích các bản tin hằng ngày, để kịp thời phản ứng với những thông tin bất lợi hoặc không chính xác. Hãy cố gắng chuẩn bị một bản thảo với đầy đủ nội dung và gửi tới báo chí một cách nhanh nhất. Nếu báo chí không tìm đến doanh nghiệp để lấy thông tin tức là doanh nghiệp của bạn đang có vấn đề. Bắt buộc doanh nghiệp phải kiểm soát được các nguồn thông tin ở mọi nơi, nếu không báo chí sẽ sử dụng ở các nguồn khác. Cần chú ý tới thời điểm thực hiện đàm thoại và công bố thông tin với thời hạn lên trang của các báo.

Cung cấp thông tin đúng sự thật

Những nguyên tắc xử lí khủng hoảng truyền thông

Những nguyên tắc xử lí khủng hoảng truyền thông

Đây là điều bất di bất dịch, thông tin gửi tới giới truyền thông phải hoàn toàn chính xác, vì chỉ cầm một thông tin sai lệch, bạn sẽ bị công chúng quay lưng. Nếu có tài liệu không thể công bố hãy đảm bảo giữ chặt chúng lại và chuẩn bị mọi tình huống có thể xay ra và cách phản ứng đối với trường hợp tài liệu bạn cất giữ bị phát tán ra bên ngoài.

Ghi nhận sai lầm

Nếu một sai lầm của doanh nghiệp được khách hàng đề cập và thông tin tới báo giới, cần ghi nhận lỗi lầm này với báo giới bằng một lời xin lỗi và luôn tỏ ra trung thực và chân thành, làm được như vậy giới truyền thông và công chúng sẽ tôn trọng và ghi nhận hành động của bạn.

Cuối cùng, luôn bày tỏ tinh thần lạc quan và chia sẻ với mọi bên liên quan

Diễn đạt sự thật trung thực và với tinh thần lãnh đạo trong suốt thời gian khủng hoảng là trách nhiệm đầu tiên và cuối cùng của bạn.