Các bước để tổ chức một sự kiện truyền thông

Tổ chức sự kiện được coi là một trong những công cụ truyền thông giúp quảng cáo, tăng mức độ nhận diện của khách hàng về thương hiệu, sản phẩm. Do đó, để tổ chức một sự kiện hoàn hảo và thành công, Zei Media xin chia sẻ đến bạn 10 bước tổ chức sự kiện truyền thông.

Thiết lập mục tiêu

Bước đầu tiên của một kế hoạch bao giờ cũng là đề ra mục tiêu cụ thể

Bước đầu tiên của một kế hoạch bao giờ cũng là đề ra mục tiêu cụ thể

Bước đầu tiên trong quy trình là thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch, kiểm soát và thực hiện sẽ dễ dàng hơn.

Thông thường mục tiêu sẽ do bộ phận Marketing đưa ra dựa trên yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty.

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Dựa trên những mục tiêu đã đề ra, bạn phải xác định quy mô của sự kiện để thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi bởi vì đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện. Họ sẽ phối hợp với nhau để xử lý tất cả các chi tiết lớn nhỏ trong sự kiện. 

Lên lịch về thời gian và xác định thành phần tham gia sự kiện

Xác định thời gian và khảo sát địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện để lập kế hoạch và đề xuất lên ban lãnh đạo đồng thời xác nhận thời gian với những người tham gia chính của sự kiện như khách VIP, diễn giả…

Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Nhằm tạo ra một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn chủ đề thật ấn tượng, hấp dẫn để thu hút người tham gia. Chủ đề phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, đánh vào sở thích, tâm lý, hành vi của họ. Lưu ý các sự kiện truyền thông phải được tổ chức đúng theo quy định pháp luật, không vi phạm đến thuần phong mỹ tục Việt Nam.

Lập kế hoạch tổng thể cho tổ chức sự kiện

Đây là bước quan trọng nhất của bản kế hoạch, quyết định đến sự thành công hay thất bại của sự kiện. Dựa trên những thông tin đã được tìm hiểu và cung cấp bởi các bên để lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ cho toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện. Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh , bao gồm:

  • Địa điểm, thời gian, quản lý, hậu cần 
  • Khách mời, diễn giả
  • Các hoạt động và giải trí
  • Quan hệ truyền thông, công khai, quảng cáo, lịch sự kiện
  • Đăng ký tham dự sự kiện
  • Đối tác và đơn vị tài trợ
  • Quản lý tình nguyện viên

Kiểm soát và điều chỉnh khi tổ chức sự kiện

Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn phải quản lý thận trọng và kiểm soát nhiều việc cùng lúc một cách tổng quan. Khi đã hoàn chỉnh bản kế hoạch, quản lý sẽ phân việc và kiểm soát các thành viên trong team làm việc theo đúng tiến độ.

Quảng cáo, truyền thông cho sự kiện

Chi tiền cho hoạt động quảng cáo để nhiều người biết tới sự kiện

Chi tiền cho hoạt động quảng cáo để nhiều người biết tới sự kiện

Để sự kiện của bạn được nhiều người biết đến và tham gia, bạn phải chi ngân sách cho hoạt động quảng cáo. Đầu tiên hoạt động truyền thông quảng cáo có thể bắt nguồn từ các kênh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như website, fanpage… Tiếp đến là các hoạt động quảng cáo trả phí như sử dụng KOLs, chạy quảng cáo…

 

Làm việc với đơn vị tài trợ, cơ quan báo chí truyền thông và nhà cung cấp

Ngân sách cho một lần tổ chức sự kiện là rất lớn, hãy xác định xem có đơn vị nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ không? Đồng thời khi hợp tác với các tổ chức khác, họ cũng sẽ góp phần trong việc quảng bá, lan truyền cho sự kiện.

Cơ quan báo chí là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho sự kiện được nhiều người biết đến hơn, việc có quan hệ tốt với báo chí sẽ đem lại nhiều giá trị lợi ích cho doanh nghiệp.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Ngân sách cần được xem xét cho tất cả các hạng mục kể cả chính và phụ được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện. 

 Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Để đánh giá hiệu quả và sự thành công của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời xem xét các mặt tích cực và tiêu cực đã làm được trong sự kiện để tiến hành rút kinh nghiệm cho những lần sau. 

Sự kiện càng được lên kế hoạch chỉn chu, tỉ mỉ thì tỷ lệ thành công càng cao, hy vọng với bài viết vừa rồi sẽ giúp  ích cho bạn trong việc tổ chức sự kiện truyền thông cho doanh nghiệp.